Imagina que llega el momento de tomar decisiones clave en tu edificio o condominio: cambiar al administrador, aprobar gastos o discutir proyectos urgentes, para que todo funcione de forma legal y transparente, la asamblea extraordinaria de copropietarios debe estar correctamente organizada.
Si no se convoca de manera adecuada, todo lo que se acuerde puede ser impugnado, incluso aunque haya buena intención, por eso, aquí vamos a recorrer paso a paso cómo controlar este proceso para evitar errores, malentendidos o conflictos entre vecinos.
¿Qué es una asamblea extraordinaria y cuándo se convoca?
Las asambleas extraordinarias son reuniones que se convocan fuera del calendario habitual para tratar temas urgentes o de alto impacto.
No es lo mismo que una asamblea ordinaria, que ocurre al menos una vez al año, las extraordinarias se convocan cuando surgen situaciones como:
- Aprobación de obras que alteren la estructura del edificio.
- Cambios en el reglamento de copropiedad.
- Destitución o nombramiento de un nuevo administrador.
- Aprobación de gastos o cobros especiales no considerados en el presupuesto.
En estos casos, es fundamental que la convocatoria se haga cumpliendo con todas las reglas legales y de forma que todos los copropietarios estén informados.
¿Quién tiene la facultad para hacer la convocatoria?
Según la Ley de Copropiedad Inmobiliaria vigente en Chile, una asamblea extraordinaria puede ser convocada por:
- El administrador del edificio, con acuerdo del comité de administración.
- El presidente del comité de administración.
- Un grupo de copropietarios que represente al menos el 15% del total de derechos del condominio.
Esto significa que no cualquier persona puede convocar, y si no se respeta este punto, la convocatoria podría ser inválida, además, quien convoque debe asegurarse de dejar constancia escrita de su rol y respaldo legal.
Plazos legales para enviar la convocatoria
Uno de los errores más comunes es enviar la invitación sin respetar los plazos exigidos por ley.
En el caso de las asambleas extraordinarias, la citación debe realizarse con al menos 10 días hábiles de anticipación, este plazo permite que todos los copropietarios tengan tiempo suficiente para informarse, analizar los temas a tratar y organizar su participación.
Si se envía con menos tiempo, cualquier vecino puede impugnar la validez de la asamblea, esto es especialmente importante cuando se trata de decisiones que requieren quórum calificado o un porcentaje alto de aprobación.
Métodos válidos para entregar la invitación con QR
El modo en que se entrega la citación también es clave, no basta con pegar un papel en el hall del edificio.
Las formas más comunes y válidas incluyen:
- Carta certificada enviada al domicilio del copropietario registrado.
- Correo electrónico, siempre que el propietario haya aceptado este medio de notificación en el reglamento o por escrito.
- Entrega personal con acuse de recibo.
Lo ideal es combinar al menos dos métodos, por ejemplo, correo electrónico más carta física, para garantizar que nadie pueda decir que no fue notificado.
Además, siempre debe quedar constancia documental de la entrega: un comprobante de envío, acuse de recibo o respaldo electrónico.
¿Qué debe contener la citación?
No se trata solo de avisar que habrá una reunión, la citación debe ser clara, específica y contener ciertos elementos mínimos:
- Fecha, hora y lugar de la asamblea.
- Carácter de la asamblea (extraordinaria).
- Orden del día con los temas a tratar.
- Firma del convocante (administrador, comité o copropietarios).
- Indicación de los requisitos de quórum para cada punto, si corresponde.
Además, si se tratarán temas que requieren decisiones críticas (como la modificación del reglamento de copropiedad), se debe indicar expresamente en la citación.
Cómo evitar malentendidos entre vecinos
Una citación mal formulada o poco clara puede generar roces entre vecinos, especialmente si alguien siente que no fue informado correctamente o que los temas a tratar no estaban bien explicados.
Para prevenir esto, es recomendable:
- Usar un lenguaje claro, sin tecnicismos.
- Evitar incluir puntos “varios” o ambiguos en la tabla.
- Explicar brevemente el contexto de cada punto (por ejemplo: “se propondrá aumentar el fondo común para reparar el portón eléctrico”).
- También es positivo dejar a disposición de los propietarios los documentos que se discutirán (presupuestos, informes, propuestas) con anticipación.
Sistemas digitales para el control de invitaciones con QR
Hoy en día existen herramientas tecnológicas que pueden hacer mucho más simple y seguro este proceso, algunas plataformas de administración de condominios permiten:
- Enviar invitaciones por correo electrónico con acuse de recibo.
- Registrar electrónicamente quién abrió el mensaje.
- Programar recordatorios automáticos.
- Cargar documentos adjuntos para su revisión.
Estos sistemas ofrecen transparencia y eficiencia, evitando errores humanos y mejorando la participación.
Eso sí, para usar este tipo de herramientas como método oficial de citación, es necesario que los copropietarios hayan aprobado su uso en reglamento o acuerdo de asamblea.
¿Qué hacer si un copropietario dice que no fue invitado?
Puede pasar que un vecino asegure no haber recibido la citación y quiera impugnar la validez de la reunión o sus acuerdos.
Ante este escenario, es clave tener:
- Comprobante de entrega (firma, acuse, correo enviado).
- Registro actualizado de direcciones o correos electrónicos.
- Evidencia de cumplimiento de plazos legales.
Si hay respaldo documental, la impugnación difícilmente prosperará, pero si no se puede demostrar que se hizo correctamente la citación, existe el riesgo de que se declare inválida toda la asamblea.
Por eso, la prevención es clave, llevar un buen control desde el inicio evita conflictos mayores a futuro.
Recomendaciones finales para una convocatoria impecable con la invitación con QR
Para cerrar este recorrido, resumimos los principales consejos para controlar correctamente las invitaciones a una asamblea extraordinaria:
- Revisa quién tiene la facultad de convocar y asegúrate de que quede documentado.
- Respeta los plazos legales de anticipación (mínimo 10 días hábiles).
- Entrega la citación por medios válidos y registra el envío.
- Incluye toda la información relevante: fecha, lugar, orden del día, quórums.
- Evita ambigüedades y lenguaje técnico innecesario.
- Facilita el acceso a los documentos de respaldo.
- Considera usar herramientas digitales para más transparencia.
La organización es la base de la confianza
Controlar las invitaciones de una asamblea extraordinaria de copropietarios no es un simple trámite, es una parte esencial del proceso democrático dentro de una comunidad, cuando se hace bien, se refuerza la transparencia, se evita el conflicto y se fortalece la participación de los copropietarios.
Si eres administrador, miembro del comité o vecino comprometido, no subestimes el poder de una buena convocatoria, es el primer paso para tomar decisiones serias con legitimidad.
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