El fondo de reserva es como el “colchón de seguridad” de una comunidad. Está ahí para ayudar cuando surgen gastos inesperados, para financiar mantenciones importantes o para cubrir emergencias sin afectar de inmediato el bolsillo de los copropietarios.
Sin embargo, en muchos condominios no está claro cuándo se puede usar, quién lo autoriza o cómo debe administrarse. A veces hay confusión, otras veces desconfianza, y en algunos casos se usa mal, lo que termina generando conflictos innecesarios.
Por eso, en este artículo vamos a despejar todas esas dudas. Si vives en un edificio o condominio, o formas parte del comité de administración, esta guía te ayudará a entender qué dice la ley, qué buenas prácticas existen y cómo evitar errores al usar este fondo que, bien gestionado, puede hacer una gran diferencia para la comunidad.
¿Qué es exactamente el fondo de reserva en un condominio?
El fondo de reserva es una acumulación de dinero que se va generando mes a mes con una parte de los gastos comunes que pagan los copropietarios. No es un fondo separado, sino que forma parte de la contabilidad del condominio, pero tiene un destino específico: responder ante gastos extraordinarios o situaciones no previstas.
¿Quién lo administra? El administrador del condominio, junto con el comité, siempre bajo las reglas que establece la ley y lo acordado por la asamblea.
Algunas características clave:
- Se forma automáticamente, sin que haya que pedir aportes extra.
- Su saldo debe estar registrado y actualizado en los informes mensuales.
- Su uso debe ser autorizado por la asamblea, salvo casos muy puntuales.
- No se puede usar para pagar cualquier cosa: hay límites y condiciones.
En resumen: no es un ahorro libre, sino un respaldo para situaciones puntuales.
¿Por qué es obligatorio y qué establece la ley en Chile?
La ley chilena que regula este tema es la Ley N° 21.442 sobre Copropiedad Inmobiliaria, que entró en vigencia en abril de 2022 y reemplazó a la antigua ley 19.537. Esta nueva normativa establece la obligatoriedad del fondo de reserva para todos los condominios acogidos a copropiedad.
Algunos puntos importantes que señala la ley:
- El fondo se constituye con al menos el 5% de los gastos comunes mensuales.
- Este porcentaje puede aumentarse por acuerdo de la asamblea.
- Su uso está restringido a gastos que no puedan financiarse con los recursos ordinarios del mes.
- Toda utilización del fondo debe ser autorizada por la asamblea, salvo que se trate de urgencias debidamente justificadas.
Además, la ley exige que el fondo se mantenga en una cuenta bancaria identificable, separada de los flujos corrientes del condominio, y que su saldo sea informado en cada liquidación mensual.
Situaciones comunes donde se puede usar el fondo de reserva
El fondo de reserva está pensado para proteger a la comunidad cuando surge un gasto que no estaba contemplado en el presupuesto mensual. No se puede usar a la ligera, pero sí existen varios casos donde su utilización es válida y conveniente.
Algunos ejemplos típicos:
- Reparación de ascensores por fallas graves que no pueden esperar.
- Reposición de bombas de agua dañadas.
- Fugas importantes en las cañerías comunes.
- Cambio de motores o tableros eléctricos.
- Remplazo de techumbres o vidrios tras tormentas o sismos.
- Reposición de cámaras de vigilancia después de un robo o acto vandálico.
- Gastos legales imprevistos por demandas externas al condominio.
- Mejoras urgentes exigidas por la autoridad sanitaria o municipal.
En todos estos casos, el fondo permite actuar rápido sin tener que hacer una colecta o subir los gastos comunes de forma abrupta.
Gastos que no deben cubrirse con el fondo, aunque parezcan urgentes
No todos los gastos extraordinarios justifican el uso del fondo de reserva. Hay casos donde, por más que se vea tentador usarlo, la ley no lo permite o no es la mejor decisión. Usarlo mal puede generar conflictos legales o contables.
Ejemplos de gastos que no deben pagarse con el fondo:
- Deudas acumuladas por falta de planificación mensual.
- Gastos de mantención rutinaria, como limpieza, jardinería o aseo.
- Reparaciones en propiedades privadas (filtraciones en un departamento, por ejemplo).
- Saldos negativos por vecinos morosos.
- Eventos sociales o mejoras no urgentes, como pintar la fachada por estética.
- Adelantos de sueldos o préstamos para proveedores.
El fondo no es un “resuelve todo”. Debe cuidarse como un recurso excepcional, que sirve precisamente porque no se usa para lo cotidiano.
¿Quién autoriza el uso del fondo y cómo debe documentarse?
La asamblea de copropietarios es la que autoriza el uso del fondo en la mayoría de los casos. La ley exige que exista acuerdo documentado, idealmente por mayoría simple (salvo que los estatutos internos exijan más). Todo debe quedar registrado en acta y comunicado a los residentes.
En casos de urgencia comprobable, el administrador puede usar parte del fondo sin aprobación previa, pero:
- Debe justificar el gasto con boletas o facturas.
- Tiene que informar al comité y a la comunidad lo antes posible.
- Debe incluir el detalle en la próxima liquidación de gastos.
Además, todo retiro del fondo debe:
- Contar con respaldo documental.
- Ser registrado en los libros contables del condominio.
- Ser informado en el balance mensual.
Esto no solo da transparencia, sino que evita suspicacias o malos entendidos, especialmente si el monto es alto o si se repite en el tiempo.
Importancia de la transparencia en la gestión del fondo común
Uno de los principales problemas en muchas comunidades es la desconfianza en la administración, muchas veces causada por la falta de información sobre el fondo de reserva. Para evitarlo, hay varias buenas prácticas que se pueden aplicar:
- Mostrar el saldo del fondo en cada estado de gastos comunes.
- Detallar claramente cada uso realizado, con fecha, motivo y monto.
- Tener acceso libre a los libros de cuentas para los copropietarios que lo soliciten.
- Contar con dos firmas autorizadas para los movimientos bancarios (por ejemplo, administrador + miembro del comité).
- Realizar auditorías externas al menos una vez al año si el fondo es significativo.
Cuando los vecinos saben en qué se usa el fondo y que está bien resguardado, hay más tranquilidad, más participación y menos conflictos.
Consejos para mantener un fondo de reserva sano y bien administrado
Mantener un buen fondo no es solo acumular dinero. Requiere estrategia, cuidado y visión a largo plazo. Aquí algunos consejos útiles:
- Revisar anualmente si el 5% de aporte es suficiente. En comunidades con infraestructura antigua, quizás conviene aumentar al 7% o 10%.
- Definir un monto mínimo de fondo, como un piso de seguridad (por ejemplo, el equivalente a dos meses de gastos comunes).
- Invertir el fondo en cuentas con rentabilidad asegurada, pero con liquidez inmediata.
- Evitar tocarlo por caprichos o urgencias no justificadas.
- Planificar mejoras mayores con anticipación, sin depender siempre del fondo.
- Evaluar seguros comunitarios que reduzcan el riesgo de gastos imprevistos.
Un fondo sano es un respaldo real. Uno que se usa mal o que nunca se repone, termina siendo una ilusión.
Errores frecuentes en el uso del fondo y cómo evitarlos
En la práctica, muchos condominios caen en errores que debilitan el fondo y generan conflictos entre vecinos. Aquí te dejamos los más comunes y cómo evitarlos:
Usar el fondo para cubrir la morosidad de otros
- Solución: aplicar acciones de cobranza claras y mantener los gastos mensuales controlados.
No informar el uso del fondo en la liquidación mensual
- Solución: exigir balances claros y verificar las actas.
Aprobar gastos por WhatsApp o informalmente
- Solución: todo acuerdo debe quedar en acta de asamblea.
No reponer el fondo tras un uso significativo
- Solución: establecer planes de reposición graduales con acuerdo vecinal.
Dejar el fondo en cuentas sin control ni fiscalización
- Solución: manejarlo en cuentas identificables, con doble firma y revisiones periódicas.
La prevención es la mejor herramienta. Si el fondo se cuida bien, la comunidad también se cuida mejor.
Usar bien el fondo es proteger a toda la comunidad
El fondo de reserva no es un lujo ni un ahorro olvidado. Es una herramienta clave para mantener la salud financiera de cualquier comité de administración. Saber cuándo usarlo, cómo justificarlo y cómo reponerlo es parte del compromiso de una comunidad organizada, responsable y preparada para enfrentar lo inesperado.
No se trata de no tocarlo nunca. Se trata de usarlo bien, con respaldo, con criterio y con reglas claras.
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