La privacidad como eje de la gestión moderna
En la administración de condominios, la confianza de los residentes depende tanto de la transparencia como de la discreción.
Cada administrador, conserje o empresa externa que gestiona accesos, pagos o registros, tiene acceso a información sensible: nombres, patentes, números de contacto, hábitos de ingreso y, en muchos casos, datos financieros.
La legislación chilena, encabezada por la Ley 19.628 sobre Protección de la Vida Privada y reforzada por las disposiciones de la Ley 21.442 de Copropiedad Inmobiliaria, establece que toda información recolectada en el marco de la administración debe ser tratada con estricta confidencialidad.
No hacerlo puede derivar en denuncias ante el Consejo para la Transparencia e incluso en sanciones civiles o penales.
Qué datos maneja la administración de condominios
Para entender la magnitud del deber de confidencialidad, basta revisar el tipo de datos que circulan diariamente en una comunidad:
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Datos de identificación de propietarios y residentes.
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Registros de acceso vehicular y peatonal.
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Videos de cámaras de vigilancia.
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Información sobre pagos de gastos comunes, morosidad o deudas.
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Contactos de emergencia o familiares.
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Reportes de visitas y proveedores.
Cada uno de estos datos debe almacenarse y procesarse con cuidado, evitando que terceros sin autorización tengan acceso a ellos.
Obligaciones legales del administrador y del comité
De acuerdo con el artículo 17 de la Ley de Copropiedad, el administrador de condominios actúa como representante de la comunidad ante organismos públicos y privados. Esto implica un deber fiduciario, es decir, debe resguardar los intereses de los copropietarios con la diligencia de un buen profesional.
Además, la Ley 19.628 establece que el tratamiento de datos personales requiere consentimiento expreso de los titulares, salvo cuando se utilicen exclusivamente con fines de seguridad o administración.
Por tanto, cualquier difusión o uso distinto —por ejemplo, compartir videos de cámaras o listas de morosos por WhatsApp— puede constituir una infracción a la ley.
El Consejo para la Transparencia ha señalado en varios dictámenes (2024–2025) que las comunidades deben implementar políticas de privacidad internas, y que el administrador es responsable directo de su cumplimiento.
Casos recientes y sanciones aplicadas
Durante 2025, el Consejo para la Transparencia y el Ministerio del Interior registraron un aumento de denuncias por vulneración de datos en comunidades residenciales.
Entre los casos más comunes:
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Publicación de nombres y montos de morosidad en lugares visibles.
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Difusión de grabaciones de cámaras a través de redes sociales.
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Uso de bases de datos de residentes para campañas comerciales.
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Falta de consentimiento para el uso de huellas o reconocimiento facial en accesos.
Uno de los fallos más citados (Rol C-124-2024) obligó a un condominio de Santiago a indemnizar a tres residentes por divulgar datos personales en un grupo de mensajería administrado por el comité.
El tribunal consideró que la comunidad actuó sin medidas adecuadas de resguardo, vulnerando el principio de finalidad establecido en la Ley 19.628.
Cómo aplicar el deber de confidencialidad correctamente
Toda comunidad debe adoptar protocolos de privacidad que aseguren el cumplimiento legal y la protección de la información de los residentes.
Estas son algunas prácticas esenciales:
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Designar un responsable de tratamiento de datos: generalmente, el administrador o una empresa de servicios externalizada.
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Elaborar una política interna de confidencialidad: debe especificar quién puede acceder a los registros y con qué fines.
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Capacitar al personal: conserjes, guardias y administrativos deben firmar compromisos de confidencialidad y conocer los límites legales.
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Usar sistemas tecnológicos seguros: softwares de registro y acceso con cifrado, control de usuarios y copias de seguridad.
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Evitar la difusión de información sensible: como listas de deudas, placas de vehículos o imágenes de cámaras en grupos públicos.
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Establecer protocolos de eliminación de datos: los registros deben conservarse solo el tiempo estrictamente necesario.
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Auditar periódicamente: revisar el cumplimiento de los protocolos y realizar reportes de gestión de datos.
Responsabilidad compartida: comité, administración y proveedores
La administración de condominios no actúa sola: comparte la responsabilidad con el comité y con las empresas proveedoras (seguridad, aseo, mantenimiento, tecnología).
Si cualquiera de ellas maneja información de residentes, debe firmar un contrato de confidencialidad que establezca:
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Finalidad del tratamiento de datos.
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Prohibición de uso o divulgación a terceros.
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Responsabilidad en caso de filtraciones.
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Duración y destrucción de los registros.
El comité de administración también puede ser sancionado si se demuestra que omitió supervisar al administrador o permitió prácticas inadecuadas en la gestión de información.
Federal Access: gestión segura y cumplimiento garantizado
En este nuevo escenario normativo, Federal Access se posiciona como aliado tecnológico de confianza para la administración de condominios que buscan cumplir con las exigencias legales.
Sus soluciones digitales integran control de accesos, trazabilidad y registro seguro de datos, permitiendo que la comunidad mantenga un flujo de información transparente y protegido.
Además, los sistemas de Federal Access están diseñados bajo estándares de protección de datos y seguridad digital, ayudando a prevenir filtraciones o accesos no autorizados, y asegurando cumplimiento frente al Consejo para la Transparencia.
Conclusión: la seguridad también es confidencialidad
La administración de condominios moderna no se limita a la gestión de gastos o mantenimiento; también es guardiana de la privacidad.
Cada dato, cada video y cada registro son una responsabilidad legal y ética.
Implementar protocolos claros, capacitar al personal y apoyarse en herramientas tecnológicas seguras como las de Federal Access son pasos indispensables para cumplir la ley y mantener la confianza de los residentes.
