En muchos condominios, edificios corporativos y empresas, aún es habitual que al ingresar como visita se solicite el carnet de identidad y, en algunos casos, se tome una fotografía o fotocopia del documento.
La práctica parece común.
Pero la pregunta clave es:
¿Es legal guardar copia del carnet en un registro de visitas?
La respuesta corta es: no siempre. Y en muchos casos, puede ser desproporcionado y riesgoso desde el punto de vista legal.
1. El carnet contiene datos personales sensibles
El carnet de identidad incluye:
-
Nombre completo
-
RUT
-
Fecha de nacimiento
-
Número de documento
-
Fotografía
-
Firma
Estos datos están protegidos por la normativa de protección de datos personales.
Guardar copia completa del documento implica tratar datos personales que deben cumplir principios básicos:
-
Finalidad
-
Proporcionalidad
-
Seguridad
-
Minimización
Si se recopilan más datos de los necesarios, puede existir infracción.
2. Principio de proporcionalidad
Uno de los criterios más importantes en protección de datos es la proporcionalidad.
La pregunta que debe hacerse cualquier administrador es:
¿Es realmente necesario guardar copia del carnet para controlar el acceso?
En la mayoría de los casos, basta con:
-
Registrar nombre
-
Número de documento
-
Unidad o persona visitada
-
Fecha y hora de ingreso
Tomar fotografía o guardar copia completa puede considerarse excesivo si no existe una justificación clara.
3. Riesgo de filtración de datos
Guardar copias físicas o digitales de carnets implica un riesgo adicional:
-
Pérdida de información
-
Acceso no autorizado
-
Uso indebido de datos
-
Filtración o robo de base de datos
Si ocurre una filtración, la administración podría enfrentar:
-
Reclamos
-
Sanciones
-
Responsabilidad civil
-
Daño reputacional
El riesgo no está solo en recolectar datos.
Está en protegerlos adecuadamente.
4. ¿Cuándo podría justificarse?
En ciertos contextos específicos —como instalaciones críticas o edificios con alta seguridad— podría existir una justificación más estricta de identificación.
Sin embargo, incluso en esos casos, debe cumplirse:
-
Información clara al visitante
-
Medidas de resguardo adecuadas
-
Acceso limitado a los registros
-
Eliminación periódica de datos
No basta con “siempre se ha hecho así”.
5. Alternativas más seguras
Hoy existen sistemas de control de acceso digital que permiten:
-
Registro online de visitas
-
Invitaciones QR temporales
-
Validación sin necesidad de copiar el carnet
-
Trazabilidad automática
-
Eliminación programada de datos
Estas soluciones reducen significativamente el riesgo legal asociado al almacenamiento físico de documentos.
6. Qué recomienda la buena práctica
Desde una perspectiva preventiva, lo recomendable es:
-
Solicitar solo los datos estrictamente necesarios
-
Evitar fotocopias de carnets salvo casos excepcionales
-
Informar claramente la finalidad del registro
-
Limitar acceso a la base de datos
-
Establecer plazo de conservación
El objetivo del registro es controlar el acceso, no acumular información sensible innecesaria.
7. El problema del libro físico tradicional
El libro de visitas físico presenta riesgos adicionales:
-
Datos visibles para terceros
-
Páginas accesibles sin control
-
Fotografía con celular de información de otros visitantes
-
Ausencia de protección digital
Además de ser poco práctico, puede exponer datos personales sin consentimiento adecuado.
Conclusión
No siempre es legal ni recomendable guardar copia del carnet en un registro de visitas.
La normativa de protección de datos exige proporcionalidad y resguardo adecuado de la información personal.
En la mayoría de los casos, basta con registrar datos mínimos necesarios para controlar el acceso.
La seguridad no debe convertirse en un riesgo legal.
Un sistema de control de acceso moderno y digital puede proteger el ingreso sin exponer datos sensibles innecesariamente.
