¿Qué dice la normativa de copropiedad sobre lo que sí y lo que no se puede hacer con un sistema de control de acceso?

Tecnología y regulación en equilibrio

La seguridad en los condominios chilenos ha evolucionado con fuerza en los últimos años. Los portones eléctricos, las cámaras y los sistemas de registro digital reemplazaron las antiguas listas en papel. Sin embargo, junto con la modernización, surgen nuevas dudas: ¿qué puede hacer legalmente una comunidad con su sistema de control de acceso?

La Ley de Copropiedad Inmobiliaria (N° 21.442), vigente desde 2022, establece normas claras sobre la administración de espacios comunes y el uso de datos personales de los residentes y visitantes.
El objetivo no es limitar la seguridad, sino garantizar que las medidas tecnológicas no vulneren derechos fundamentales.

Este artículo, elaborado a partir del análisis de Federal Access, traduce la normativa en acciones concretas para que los administradores diseñen sistemas eficientes, seguros y plenamente legales.

1. El marco legal: la Ley de Copropiedad como punto de partida

La normativa chilena regula la convivencia y la administración de edificios y condominios bajo un principio clave: toda medida de control debe respetar la privacidad y la igualdad de los copropietarios.

Esto significa que, aunque una comunidad puede adoptar tecnologías modernas, no puede aplicar restricciones arbitrarias ni usar los datos personales sin consentimiento.

Aspectos centrales que la ley establece:

• Las decisiones sobre medidas de seguridad deben ser aprobadas por el comité de administración o asamblea de copropietarios.

• El registro de visitas o accesos debe tener un fin legítimo y un resguardo adecuado.

• Está prohibido discriminar en el uso del sistema (por ejemplo, aplicar controles distintos entre residentes o invitados).

En resumen, el control de acceso es válido siempre que su implementación respete la privacidad, la transparencia y la participación comunitaria.

2. Lo que sí se puede hacer con un sistema de control de acceso

Las soluciones tecnológicas modernas, cuando se aplican correctamente, no solo son compatibles con la ley, sino que ayudan a fortalecer la gestión y la seguridad.

Federal Access destaca las siguientes prácticas como permitidas y recomendadas bajo la normativa vigente:

• Registrar accesos de residentes, visitas y proveedores, siempre informando previamente del tratamiento de los datos.

• Integrar cámaras o lectores de identificación con fines de seguridad y trazabilidad.

• Automatizar el ingreso vehicular o peatonal mediante tarjetas, códigos o reconocimiento facial, con consentimiento informado.

• Restringir accesos por horario, en caso de áreas comunes con horarios definidos (gimnasios, quinchos, estacionamientos).

• Conservar registros por un tiempo razonable, con políticas claras de eliminación periódica.

Estas acciones están amparadas por la Ley de Copropiedad y la Ley 19.628 sobre Protección de Datos Personales, siempre que se informe su uso y se resguarde adecuadamente la información.

3. Lo que no se puede hacer: límites que todo administrador debe conocer

El problema no está en la tecnología, sino en cómo se gestiona.
Las infracciones más frecuentes en comunidades ocurren cuando el control de acceso se utiliza sin respaldo legal o sin políticas de transparencia.

De acuerdo con la interpretación de Federal Access y lo establecido en la normativa chilena, estas son las prácticas prohibidas o riesgosas:

• Difundir imágenes o grabaciones obtenidas por cámaras sin autorización de las personas involucradas.

• Usar registros de ingreso con fines distintos a la seguridad o administración interna (por ejemplo, sancionar conductas personales).

• Almacenar datos indefinidamente, sin política de eliminación o anonimización.

• Impedir el ingreso a copropietarios por decisiones unilaterales de administración o conserjería.

• Implementar controles biométricos sin consentimiento expreso, cuando se recolectan huellas o rostros.

Estas acciones pueden acarrear multas, demandas por vulneración de derechos y sanciones administrativas por parte del Servicio Nacional del Consumidor o del Consejo para la Transparencia.

4. Responsabilidad compartida: administrador, comité y proveedor

La Ley 21.442 enfatiza la corresponsabilidad entre quienes deciden, instalan y operan los sistemas de acceso.
Esto implica que tanto la comunidad como la empresa que provee el servicio deben garantizar que la solución cumpla con los estándares legales.

Obligaciones del administrador:

• Solicitar asesoría técnica y legal antes de instalar o actualizar el sistema.

• Asegurar que los datos se almacenen de forma cifrada o en servidores con respaldo seguro.

• Comunicar a los residentes las políticas de privacidad y tiempos de conservación.

• Coordinar revisiones periódicas para garantizar el correcto funcionamiento.

Rol del proveedor:
Empresas como Federal Access asumen una función crítica: entregar tecnología conforme a ley y documentación técnica que respalde su uso responsable.
Esto incluye manuales, políticas de privacidad y soporte postventa ante fiscalizaciones.

5. El consentimiento informado: pilar de la legalidad

Ningún sistema de seguridad puede operar legalmente si recopila datos sin consentimiento.
Por eso, la Ley de Copropiedad obliga a las comunidades a informar de manera visible y comprensible sobre el tratamiento de información personal.

Acciones recomendadas:

• Instalar carteles informativos en accesos y áreas comunes indicando que el espacio cuenta con control electrónico o videovigilancia.

• Entregar a los residentes un documento o correo de consentimiento informado al iniciar el servicio.

• Establecer protocolos de acceso a la información: solo personal autorizado debe revisar los registros.

Estas prácticas generan confianza y blindan legalmente a la administración frente a posibles reclamos.

6. Cómo diseñar un sistema conforme a la ley

Un proyecto de acceso seguro y legal no se improvisa; requiere planificación técnica y respaldo jurídico.
Federal Access propone un modelo de implementación responsable en tres fases:

1. Diagnóstico legal y operativo: revisión de infraestructura, permisos y políticas internas.

2. Diseño del sistema: elección del tipo de lector, software y niveles de acceso según perfil de usuario.

3. Capacitación y seguimiento: formación del personal de portería y revisión anual del cumplimiento normativo.

Con este modelo, los condominios no solo cumplen la ley, sino que obtienen un sistema sostenible y adaptable a futuras actualizaciones tecnológicas.

7. Conclusión: seguridad sin vulnerar derechos

La tecnología puede y debe convivir con la ley.
La Ley de Copropiedad Inmobiliaria no busca frenar la innovación, sino regularla para proteger a las personas que viven en comunidad.
Diseñar un sistema de control de acceso bajo estos principios garantiza tranquilidad, trazabilidad y legitimidad frente a los residentes y autoridades.

En definitiva, un condominio seguro es aquel donde la tecnología está al servicio de la convivencia y no en contra de la privacidad.

8. Federal Access: tecnología que cumple la ley

En Federal Access, desarrollamos soluciones adaptadas a la normativa chilena, con respaldo técnico, legal y soporte continuo.
Nuestros sistemas permiten a los administradores implementar seguridad moderna con total tranquilidad jurídica.

• Implementación con cumplimiento de la Ley 21.442 y Ley 19.628.

• Consentimiento digital integrado en el software de ingreso.

• Soporte 24/7 y actualización de políticas legales.

• Capacitación gratuita para personal de conserjería y comité.

Porque la seguridad moderna no solo se mide en cámaras o lectores, sino también en transparencia y confianza.