Cuando un condominio decide mejorar su seguridad, la primera pregunta que surge es qué requisitos legales debe cumplir antes de instalar un sistema de control de acceso. Aunque parezca una decisión meramente técnica, la Ley de Copropiedad Inmobiliaria establece una serie de pasos y aprobaciones formales que garantizan transparencia, trazabilidad y respeto a la privacidad de los residentes.
En este artículo, explicamos —de manera simple y práctica— los documentos, votaciones y acuerdos que todo administrador o comité debe tener en regla antes de modernizar su portería.
1. Entender el marco legal: la base de toda implementación segura
La Ley N° 21.442 de Copropiedad Inmobiliaria, vigente desde abril de 2022, regula todos los cambios que afecten áreas comunes o el funcionamiento general del condominio.
En su articulado, se establece que cualquier mejora relacionada con la seguridad o control de accesos debe ser aprobada por la comunidad, y registrada oficialmente en actas.
Esto significa que no basta con una decisión del administrador o de un grupo de residentes: la asamblea de copropietarios debe autorizar formalmente el proyecto, y el acuerdo debe quedar documentado.
Además, si el nuevo sistema involucra recolección de datos personales (huellas digitales, rostros, patentes o identificaciones), el condominio pasa a ser responsable del tratamiento de esa información, conforme a la Ley 19.628 sobre Protección de la Vida Privada.
Por eso, se recomienda trabajar con empresas certificadas y asesoría técnica especializada, como Federal Access, que integran protocolos de cumplimiento normativo en sus soluciones.
2. La documentación mínima que debe preparar la administración
Antes de instalar el sistema, el administrador o comité debe reunir los siguientes documentos:
Acta de asamblea extraordinaria aprobatoria
Debe incluir la votación favorable de al menos el 70% de los copropietarios presentes o representados, según establece la Ley de Copropiedad.
El acta debe describir:
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El tipo de sistema que se instalará (lector biométrico, tarjeta, QR, TAG vehicular, etc.).
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El proveedor seleccionado y su certificación técnica.
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El monto total de inversión y forma de financiamiento.
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Los acuerdos sobre tratamiento de datos personales.
Presupuesto detallado y propuesta técnica
Documento entregado por la empresa proveedora, que especifique:
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Alcance del proyecto (portones, accesos peatonales, zonas comunes).
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Equipos incluidos y sus garantías.
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Esquema de soporte técnico y mantenimiento.
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Periodicidad de actualización del software.
Declaración de cumplimiento de la Ley 19.628
Debe acompañar toda instalación que implique recopilación de datos personales.
Incluye la forma en que la empresa protege la información, quién tiene acceso a ella y cuánto tiempo se conservarán los registros.
Certificación eléctrica y de red (si aplica)
En sistemas conectados a red eléctrica o con servidores locales, es recomendable contar con un certificado SEC o informe eléctrico que respalde la instalación.
3. Requisitos adicionales según el tipo de condominio
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En condominios de acceso vehicular: se requiere coordinar el plan con la municipalidad si el proyecto afecta la vía pública (por ejemplo, instalación de barreras o portones eléctricos).
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En condominios mixtos o de edificios múltiples: cada torre o conjunto puede necesitar su propia aprobación interna si los accesos son independientes.
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En condominios nuevos (en etapa de recepción final): el sistema puede incorporarse en los planos iniciales, pero toda modificación posterior también debe registrarse en actas.
4. Transparencia: informar a los residentes sobre el nuevo sistema
Un error frecuente en los condominios es instalar sistemas sin comunicar a los vecinos cómo funciona el control de acceso o qué datos se registran.
Esto no solo genera desconfianza, sino que puede derivar en reclamos ante el Consejo de Administración o incluso en denuncias ante el Consejo para la Transparencia.
Por eso, se recomienda:
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Difundir un manual de uso del nuevo sistema.
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Indicar los canales de soporte o asistencia técnica.
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Informar sobre quién administra los registros de ingreso y salida.
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Incluir señaléticas visibles sobre la presencia de cámaras o lectores biométricos.
Una buena comunicación evita conflictos y demuestra gestión profesional.
5. Elegir un proveedor que cumpla la normativa chilena
El proveedor del sistema debe contar con:
✅ RUT y giro comercial vigente ante el SII.
✅ Certificación OS10 o acreditación como empresa de seguridad electrónica si instala cámaras o sistemas integrados.
✅ Contrato de servicio o mantenimiento que especifique responsabilidad sobre el soporte técnico.
✅ Política de tratamiento de datos personales (idealmente validada por un asesor legal).
En este punto, trabajar con empresas como Federal Access reduce riesgos legales, ya que entregan asesoría técnica y acompañamiento durante todas las etapas del proyecto.
6. Registro, respaldo y seguimiento post-instalación
Una vez instalado el sistema, el condominio debe conservar:
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Copia del contrato con la empresa proveedora.
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Registro de mantenciones y actualizaciones.
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Actas de asambleas donde se reporten fallas o mejoras.
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Bitácoras de accesos (digitales o impresas) si se requiere auditoría.
Además, se recomienda revisar el funcionamiento del sistema cada seis meses, y documentar las intervenciones técnicas en un archivo accesible al comité y a la administración.
7. La ventaja de trabajar con un asesor técnico y legal
Implementar un sistema de acceso sin respaldo legal o técnico puede derivar en sanciones, demandas vecinales o problemas de funcionamiento.
Por eso, Federal Access acompaña a sus clientes desde la etapa de diagnóstico hasta la supervisión operativa.
El proceso incluye:
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Evaluación de compatibilidad de sistemas existentes.
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Informe técnico para asamblea.
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Asesoría legal sobre tratamiento de datos.
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Capacitación a conserjes y administradores.
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Mantenimiento y soporte técnico remoto.
Esta metodología garantiza que la comunidad cumpla la ley y logre un sistema eficiente, seguro y auditado.
Conclusión: el control de acceso empieza con orden y legalidad
Instalar un nuevo sistema de acceso no se trata solo de tecnología, sino de gestión responsable.
La diferencia entre un proyecto exitoso y uno conflictivo está en la documentación, la transparencia y el cumplimiento normativo.
Si tu comunidad está evaluando modernizar su seguridad, asesórate con expertos que comprendan tanto la parte técnica como la legal.
Federal Access, con experiencia en condominios, corporaciones y edificios públicos, ofrece soluciones integrales que cumplen los estándares exigidos por la ley chilena y las mejores prácticas internacionales.
