Contexto: seguridad ya no es “nice to have”, es gasto esencial comunitario
El SII, mediante la Resolución Exenta N°56/2025, aclaró el tratamiento tributario de los gastos comunes vinculados a control de acceso en condominios: contratación de plataformas en la nube, licencias de software de visitas, dispositivos (lectores QR, LPR de patentes, biometría facial o dactilar), instalación, soporte y monitoreo. El objetivo es unificar criterios de deducibilidad cuando el servicio beneficia al bien común y está correctamente documentado.
Qué se reconoce como gasto deducible en control de acceso
El gasto puede imputarse a gastos comunes si cumple, en la práctica, tres condiciones:
-
Necesidad comunitaria y vínculo con seguridad/operación
Incluye: software de control de visitas y residentes, lectores de QR, LPR de patentes, control peatonal/vehicular, módulos de credenciales temporales, servidores o servicios cloud asociados, integraciones con portería/conserjería y mantenimiento preventivo/correctivo. -
Respaldo documental trazable
Contrato de prestación de servicios, factura electrónica emitida al RUT del condominio o comunidad, acta de recepción técnica cuando corresponda, y evidencia del pago registrada en el libro de ingresos/egresos. -
Aprobación comunitaria
Inclusión en presupuesto anual y/o aprobación en asamblea conforme a la Ley 21.442 y su reglamento, especialmente cuando implique inversión en hardware o cambios de proveedor.
Si uno de estos eslabones falla (por ejemplo, compras a nombre de un copropietario, boletas no trazables, proveedor sin giro habilitado), el egreso puede ser objetado y perder su carácter de gasto común deducible.
Lo que no califica
No son deducibles como gastos comunes: soluciones instaladas en unidades privadas sin acuerdo comunitario, pagos en efectivo sin factura, servicios a nombre de terceros ajenos al condominio, multas por incumplimiento normativo y adquisiciones a proveedores sin giro en seguridad/tecnología.
Rol del administrador y del contador: blindar la deducción
El SII refuerza el deber de cuidado del administrador: consolidar contratos, facturas y evidencias de pago; mantener actualizado el libro de cuentas; y exhibir, en fiscalización, el nexo entre el gasto y la operación comunitaria. El contador debe verificar el giro del proveedor, la correcta codificación contable y la consistencia entre presupuesto aprobado y ejecución real.
Por qué esto favorece la modernización (y reduce fricción en portería)
Cuando una comunidad migra desde credenciales manuales a control de acceso digital, hay externalidades positivas que el SII reconoce como beneficio común: menos filas, mejor trazabilidad de visitas, registros exportables, reportes de auditoría y reducción de incidentes en accesos. En términos prácticos, gastar bien en control de acceso es más defendible ante el SII que sostener costos difusos sin trazabilidad.
Check normativo-práctico para tus próximas compras de control de acceso
-
Proveedor habilitado: inicio de actividades y giro en seguridad/tecnología; contrato marco con ANEXO TÉCNICO (detalle de equipos, licencias, SLA).
-
Factura al RUT del condominio: no a nombre de personas. Sin factura, no hay gastos comunes deducibles.
-
Acta y presupuesto: que la asamblea deje constancia de la aprobación (CAPEX/OPEX), con montos y plazos.
-
Inventario y garantía: ficha de activos (lectores, controladoras, cámaras de acceso), número de serie y garantías.
-
SLA y soporte: evidencia de mantenimiento preventivo, tiempos de respuesta y reportes mensuales.
-
Auditoría ligera trimestral: cotejar facturas vs. servicio efectivamente prestado, usuarios activos, logs y métricas.
Caso-tipo: migración a Federal Access y trazabilidad tributaria
Una comunidad con tres accesos vehiculares y dos peatonales aprueba en asamblea la adopción de lectores LPR, invitaciones QR para visitas y software en la nube con analítica de flujos. Federal Access firma contrato con SLA, emite facturas electrónicas mensuales por licencias/soporte y una factura por instalación/certificación inicial. El administrador registra todo en el libro de cuentas, el contador valida giro y retenciones, y se archivan reportes de uso y tickets resueltos.
Resultado: el gasto califica como gasto común deducible (beneficio comunitario + trazabilidad + aprobación).
Señales de alerta que suelen terminar en reparos del SII
-
“Plan familiar” de software a nombre del administrador o de un residente.
-
Equipos adquiridos vía marketplace sin factura válida o sin giro del vendedor.
-
Servicios pagados por caja chica sin soporte documental.
-
Cambios de alcance (nuevos accesos/barreras) sin acta que modifique el presupuesto.
¿Por qué Federal Access facilita el cumplimiento?
Porque su propuesta integra:
-
Contrato y facturación electrónica con desglose claro (licencias, soporte, instalación).
-
Arquitectura cloud con logs exportables para auditorías.
-
Reportes operacionales (tránsito por hora, picos, accesos rechazados, invitaciones QR emitidas).
-
SLA documentado y evidencia de mantenimiento.
-
Compatibilidad con LPR, QR, biometría y controladoras estándar para evitar “cajas negras” contables.
Esto no solo mejora la operación diaria: reduce riesgo tributario, facilita la defensa del gasto y profesionaliza la rendición ante copropietarios.
Conclusión
La Resolución Exenta N°56/2025 del SII despeja el camino para que los gastos comunes en control de acceso —hardware, software y soporte— sean deducibles cuando existe beneficio comunitario, aprobación en asamblea y documentación trazable. Para administradores y contadores, es la oportunidad de migrar a soluciones digitales con respaldo formal y métricas objetivas, evitando reparos y fortaleciendo la gobernanza del condominio.
