Las corporaciones reciben visitas de vez en cuando y es muy importante tener control de acceso para mantener la seguridad de la entrada y salida, cosas como errores en gestión de registros pueden generar un acceso indeseado y comprometer seguridad e información de la empresa.
Si alguien logra entrar y acceder a áreas sensibles de la empresa sin que nadie lo note, costará mucho reparar daños por seguridad vulnerada y traerá problemas a la reputación de la empresa, por eso se debe controlar el acceso de las personas externas e incluso de la misma empresa.
¿Por qué es crucial registrar a las visitas en tu empresa para mantener la seguridad?
Las visitas tienen que ser registradas como medida administrativa, siendo esta la protección de la integridad física y de la información sensible de la empresa, con control de acceso aparte de regular el flujo de personas, también minimiza el riesgo de intrusiones no autorizadas.
Las mejores prácticas para un registro de visitas eficiente y seguro
Las visitas bien registradas requieren más que solo nombres y números de identificación, para eso te compartiremos las prácticas que fortalecen la seguridad de una empresa:
- Verificación de identidad: Las visitas deben presentar obligatoriamente algún documento oficial, sea su carnet o incluso alguna tarjeta de visita corporativa.
- Registro digital: La información actualmente es más fácil y rápida almacenarla digitalmente para una fácil revisión.
- Emisión de credenciales: Cuando el registro esté completado, es importante entregarle alguna credencial o pase para ser identificado como visita dentro de la empresa.
Cómo elegir el sistema adecuado para el control de visitas en tu empresa
Una buena elección de control de visitas dependerá de muchas cosas diferentes, como el tamaño de tu empresa, o el tipo de acceso que necesita y cuánto presupuesto tienes, pero todos los sistemas deben cumplir con criterios para garantizar la efectividad.
- Seguridad de los datos: El sistema de tu elección debe proteger de buena manera la información de las visitas, La Ley de Protección de la Vida Privada en Chile dice que las empresas tienen que proteger tus datos personales como el de los empleados y visitas.
- Facilidad de uso: Debe ser accesible para que cualquier visita pueda registrarse de manera correcta, incluso los que no sepan mucho de tecnología.
- Integración con otros sistemas de seguridad: Las cámaras de vigilancia, control de acceso, incluso alarmas, todos ellos deben poder conectarse con el sistema de registro que elijas para tener un sistema multifuncional, ampliando la protección.
Errores comunes al registrar visitas y cómo evitarlos para garantizar la seguridad
Empresas intentan poner seguras a sus instalaciones y personas, pero de todos modos cometen errores, y te mostramos formas para evitarlo.
- No registrar adecuadamente a las visitas: Uno de los errores más comunes es no llevar un registro completo y preciso de todas las visitas. Esto incluye no tomar nota de la hora de entrada, los detalles del visitante o el propósito de su visita. Un registro incompleto dificulta la identificación de personas no autorizadas en caso de que se produzca un incidente.
- Dejar de actualizar los registros: Los registros deben mantenerse actualizados constantemente. Si no se actualizan adecuadamente, es posible que las visitas frecuentes sean olvidadas, lo que facilita el acceso a personas no autorizadas. Un sistema automatizado puede ayudar a mantener los registros al día sin esfuerzo manual.
- No contar con un protocolo de emergencia: Es importante tener un protocolo de emergencia bien definido en caso de que un visitante no autorizado sea identificado o se detecte un comportamiento sospechoso. Esto incluye la notificación inmediata a la seguridad y, si es necesario, a las autoridades.
El impacto de un buen control de acceso en la protección de tu empresa
Un sistema eficaz de control de acceso no solo protege la información sensible, sino que también mantiene a salvo a tus empleados y equipos de trabajo. Además, un buen control de acceso tiene un impacto positivo en la cultura organizacional, ya que los empleados se sienten más seguros sabiendo que las medidas de seguridad están bien implementadas.
- Prevención de robos y fugas de información: Al garantizar que solo las personas autorizadas puedan acceder a áreas sensibles, el control de acceso reduce significativamente el riesgo de robos, fugas de información o sabotajes dentro de la empresa. En un estudio realizado por la consultora PwC, se señaló que el 30% de las empresas que implementaron un control de acceso robusto experimentaron menos incidentes de seguridad internos.
- Tranquilidad para los empleados: La seguridad no solo depende de las medidas tecnológicas, sino también de la tranquilidad de los empleados. Saber que el acceso a las instalaciones está controlado permite a los empleados sentirse más protegidos y enfocados en su trabajo, lo que mejora la productividad.
Tecnologías que mejoran la gestión de visitas y refuerzan la seguridad corporativa
Las tecnologías actuales ofrecen soluciones innovadoras para mejorar la gestión de visitas y fortalecer la seguridad en las empresas. Desde sistemas biométricos hasta el uso de aplicaciones móviles, estas herramientas permiten optimizar el proceso de registro y hacer más eficiente la seguridad.
- Sistemas biométricos: La implementación de sistemas biométricos como el reconocimiento facial o el escaneo de huellas dactilares puede mejorar la precisión del registro de visitas. Estos sistemas ofrecen un nivel de seguridad más alto al eliminar la posibilidad de falsificación de documentos o credenciales.
- Aplicaciones móviles de gestión de visitas: Las aplicaciones móviles permiten a las empresas gestionar las visitas desde cualquier lugar, lo que proporciona flexibilidad y agilidad. Los visitantes pueden registrarse antes de llegar a la empresa, lo que acelera el proceso de entrada y mejora la experiencia de los visitantes.
Cómo entrenar a tu personal para un registro de visitas sin fallos de seguridad
El entrenamiento adecuado de tu personal es clave para garantizar que el registro de visitas se realice de manera eficiente y sin errores. Asegúrate de que los empleados encargados de gestionar el registro de visitas estén bien capacitados en el uso de los sistemas, así como en los protocolos de seguridad y emergencia.
- Simulacros y formación continua: Realiza simulacros periódicos de situaciones de emergencia y asegúrate de que el personal reciba formación continua sobre las mejores prácticas para registrar visitas. Esto no solo mejora la seguridad, sino que también garantiza que el personal esté preparado para manejar cualquier situación inesperada.
- El papel de la privacidad y el cumplimiento de normativas al registrar visitas en la empresa: El registro de visitas implica el manejo de datos personales, por lo que es fundamental cumplir con las normativas de privacidad y protección de datos. En Chile, la Ley 19.496 de Protección de Datos Personales regula cómo deben ser tratados los datos personales, incluidos los que se recogen durante el registro de visitas.
- Cumplimiento de la Ley de Protección de Datos: Asegúrate de que el sistema de registro de visitas cumpla con todas las normativas de protección de datos personales. Esto incluye informar a los visitantes sobre cómo se utilizarán sus datos, obtener su consentimiento para el registro y garantizar que los datos se mantengan seguros y no se compartan sin autorización.
Llamado a la acción
Registrar visitas en las empresas te ayudará a verte como una empresa segura y con sus datos muy bien resguardados, así que si estás preparado para elegir un sistema de control de acceso, rellena el formulario y te contactaremos para guiarte en tus elecciones.
